사무실을 줄이거나 옮길 때 가장 판단하기 애매한 대상은 책상이나 컴퓨터가 아니라 서류함입니다. 몇 년 치 계약서와 세금계산서를 당장 버릴 수는 없는데, 새 사무실에는 그만큼의 자리가 나지 않습니다.
그렇다고 개인 집으로 가져가기도 마땅치 않습니다. 이런 상황에서 실제로 서류함과 비품을 사무실 밖 개인창고로 옮기는 곳들이 있습니다. 어떤 식으로 활용하는지 정리했습니다.
| 목차 | |
|---|---|
| 1 | 사무실 이전에서 가장 애매한 대상은 서류함입니다 |
| 2 | 보관환경이 좋지 않으면 서류와 비품도 상태가 나빠집니다 |
| 3 | 실제로는 이런 식으로 개인창고를 활용합니다 |
사무실 이전에서 가장 애매한 대상은 서류함입니다
사무실을 축소하거나 옮길 때 책상과 의자, 컴퓨터는 비교적 판단이 쉽습니다. 새 사무실에 가져가거나, 필요 없으면 처분하면 됩니다.
하지만 서류함은 판단 기준부터 다릅니다. 처분해도 되는지가 아니라, 법적으로나 실무적으로 몇 년을 더 보관해야 하는지를 먼저 따져야 하기 때문입니다.
계약서, 세금계산서, 인사 관련 자료처럼 당장 버릴 수 없는 서류가 상당수입니다.
그렇다고 이 서류함을 전부 새 사무실로 가져가자니, 좁아진 공간에서 그만큼의 자리를 내주기가 부담스럽습니다. 당장 쓰지 않지만 버릴 수도 없는 서류와 비품이야말로 사무실 이전에서 가장 결정하기 어려운 대상입니다.
✔ 확인 포인트: 당장 안 쓰지만 버릴 수 없는 서류·비품이 새 사무실 공간을 가장 많이 잡아먹습니다
보관환경이 좋지 않으면 서류와 비품도 상태가 나빠집니다
서류를 아무 곳에나 쌓아 두면 종이가 습기를 머금었다 내보내기를 반복하면서 우글거리거나 서로 들러붙을 수 있습니다. 심한 경우 곰팡이 얼룩이 생기고 인쇄면이 번지기도 합니다. 특히 캐비닛의 경첩이나 바인더 링 같은 금속 부속도 습한 공기에서 녹슬면, 그 녹이 닿은 종이에는 갈색 자국이 고스란히 남습니다.
여기서 클립이나 스테이플러 심을 일일이 빼서 보관하는 사람은 사실 거의 없습니다. 현실적인 답은 금속이 녹슬지 않는 습도로 관리되는 곳에 두는 것입니다. 상자 겉면에 연도와 항목 정도만 적어 두면, 나중에 필요할 때도 어렵지 않게 찾을 수 있습니다.
✔ 확인 포인트: 클립을 빼는 것보다 습도가 관리되는 곳에 두는 것이 실질적인 해결책입니다
실제로는 이런 식으로 개인창고를 활용합니다
사무실을 축소하는 경우, 우선 당장 쓰는 서류와 비품만 새 사무실로 옮기고 나머지는 개인창고로 보내는 방식을 씁니다. 계약은 최소 1개월 단위부터 시작할 수 있어서, 이전 작업이 끝나고 새 사무실에 자리가 정리될 때까지만 짧게 이용하는 경우도 있습니다. 반대로 몇 년 치 보관 의무가 있는 서류라면 더 길게 계약해 두기도 합니다.
직원 여러 명이 함께 쓰는 사무실이라면, 최대 5인까지 공동으로 이용할 수 있습니다. 이미 계약자가 앱에서 등록해 두면, 각자 회원가입과 앱 설치만 마친 뒤 필요한 직원이 각별히 신경 쓰지 않아도 24시간 언제든 드나들 수 있습니다.
그래서 편안창고는
편안창고 벽과 천장에는 박물관에서만 쓰던 항균 기능 특허자재 뮤빅코트를 도포했고, 습도는 60% 이하를 관리 기준으로 두고 있습니다. 여기에 보관함마다 예외 없이 하부판이 설치된 플로팅시스템 구조라, 바닥의 냉기와 습기가 서류상자에 곧바로 전달되지 않습니다. 종이가 우글거리거나 금속 부속이 녹슬 가능성이 낮습니다. 코스닥 상장기업 ㈜시공테크가 전 지점을 직영으로 운영하고 종합책임보험까지 가입돼 있어, 회사 서류와 비품을 보관하기에도 부담이 없습니다.
자주 묻는 질문
Q. 서류를 보관할 때 클립이나 스테이플러 심은 빼야 하나요?
일일이 뺄 필요는 없습니다. 대신 금속이 녹슬지 않도록 습도가 관리되는 곳에 두는 것이 실질적인 해결책입니다. 상자 겉면에는 연도와 항목 정도만 적어 두면 나중에 찾기 쉽습니다.
Q. 여러 직원이 같은 창고를 함께 이용할 수 있나요?
최대 5인까지 공동으로 이용할 수 있습니다. 각자 회원가입과 앱 설치를 한 뒤, 계약자가 앱에서 나머지 인원을 등록하는 방식입니다.
Q. 비품이나 서류가 늘어나면 사이즈를 바꿀 수 있나요?
원하는 사이즈로 신규계약을 하고 기존 보관함을 비운 뒤 종료하는 방식으로 변경할 수 있습니다. 서류함 몇 개 정도라면 처음부터 작은 사이즈로 시작하고, 비품이 늘어나면 단계를 올리는 방법도 있습니다.
Q. 계약 기간은 얼마나 짧게 또는 길게 할 수 있나요?
기본 1개월 단위이며 최소 1개월부터 최대 12개월까지 계약할 수 있고, 만기가 되면 연장도 가능합니다. 사무실 이전처럼 몇 달만 필요한 상황에도 맞출 수 있습니다.
핵심 정리
사무실 이전에서 가장 판단하기 어려운 대상은 당장 쓰지 않지만 버릴 수 없는 서류함과 비품입니다. 습도가 관리되지 않는 곳에 두면 종이가 우글거리거나 금속 부속이 녹슬 수 있어, 개인창고로 옮기는 편이 현실적입니다. 공동이용은 최대 5인까지 가능하고, 계약은 1개월 단위부터 12개월까지 유연하게 조정할 수 있습니다.
※ 사이즈·가격·계약 조건은 지점에 따라 다를 수 있으니, 계약 전 앱 지점찾기에서 직접 확인해 보시길 권장 드립니다.
📎 함께 읽으면 좋습니다
· 셀프스토리지 추천 객관적 종합기준 7가지, 개인창고 가격보다 중요한 선택 근거
· 매장·집이 재고로 좁아질 때, 소상공인 재고는 어디에 보관해야 할까
· 이사업체 보관과 24시 개인창고를 품목별로 이용하는 요즘 보관이사 방식
· 짐정리 서비스 받기 전 체크리스트, 개인창고 짐보관까지 계획해야 유지됩니다