세무사무소나 법무사무소, 병원처럼 서류를 오래 남겨야 하는 곳이라면 사무실 한쪽에 상자가 쌓여 있기 마련입니다. 제조업이나 유통업도 사정은 비슷합니다. 캐비닛이 차면 바닥에 내려놓고, 그마저 부족하면 회의실 구석까지 밀려납니다. 그렇다고 버릴 수도 없습니다. 상법과 세법이 정해 놓은 보존연한이 남아 있기 때문입니다. 그러다 보니 매달 임대료를 내는 사무실의 한 자리를 몇 년째 열어 보지도 않는 상자가 차지하고 있습니다.
▲ 버릴 수 없는 서류가 사무실 한 자리를 차지합니다
SECTION 01
서류를 버리지 못하는 이유
그런데 왜 정리를 못 하고 계속 쌓아 두게 될까요? 이유는 대체로 하나입니다. 세금계산서나 거래명세서, 매입매출 증빙을 언제까지 두어야 하는지 확실하지 않기 때문이죠. 신고를 마친 서류는 5년쯤 지나면 버려도 되지 않을까 싶은데, 그런데 막상 손이 가지 않습니다. 실제로 기준이 하나가 아니어서 그렇습니다.
상법 제33조는 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 10년간 보존하도록 정하고 있습니다. 전표처럼 이에 준하는 서류는 5년입니다. 하지만 국세기본법 제85조의3은 장부와 증거서류를 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하도록 하고 있습니다. 그런데 두 법이 정한 기간이 다르다 보니 문제가 생깁니다. 세법 기준으로 5년만 채우고 버렸는데 나중에 상법상 제출을 요구받으면 내놓을 방법이 없습니다.
| 근거 규정 | 대상 서류 | 보존 기간 |
|---|---|---|
| 상법 제33조 | 상업장부·영업 중요서류 | 10년 |
| 상법 제33조 | 전표 등 이에 준하는 서류 | 5년 |
| 국세기본법 제85조의3 | 장부·증거서류 | 신고기한 후 5년 |
그래서 실무에서는 더 긴 기간을 기준으로 잡는 경우가 많습니다. 그런데 문제는 그다음입니다. 10년치 서류가 쌓이면 상자 수십 개 분량이 되는데, 사무실은 매달 임대료가 나가는 공간입니다. 열어 볼 일이 거의 없는 상자가 회의실이나 창가를 차지하고 있다면 그 면적만큼 비용을 내고 있는 셈입니다. 그래서 사무공간과 보관공간을 나눠서 쓰는 회사들이 늘고 있습니다.
Q. 세금 신고가 끝난 서류는 5년만 두면 되나요?
세법 기준으로는 5년이지만 상법 기준은 다릅니다. 상법 제33조는 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 10년간 보존하도록 정하고 있습니다. 두 기준이 함께 적용되는 서류라면 더 긴 쪽을 따르는 편이 안전합니다.
SECTION 02
습도가 종이에 남기는 흔적
▲ 종이는 주변 습도에 따라 습기를 머금었다 내보냅니다
가구는 흠집이 나도 계속 쓸 수 있지만, 수년치 서류는 단 한 장만 못 읽게 되어도 곤란해집니다. 그래서 서류는 어디에 두는지가 더 중요합니다. 종이는 섬유로 되어 있어서 주변 공기와 습기를 계속 주고받기 때문이죠. 습해지면 습기를 머금어 부풀고, 건조해지면 다시 내보내면서 줄어듭니다. 그런데 이 과정이 몇 해에 걸쳐 반복되면 종이가 물결처럼 우글거리고 상자 안에서 서로 들러붙게 됩니다.
더 큰 문제는 곰팡이입니다. 습도가 80%를 넘어서면 본격적으로 번지기 시작하고, 70~80%가 이어지는 장소라면 관리가 필요합니다. 습도가 60% 아래로 유지되는 곳이라면 서류를 여러 해 보관해도 무리가 크게 없는 편입니다. 특히 종이에 곰팡이가 자리를 잡으면 얼룩이 남고 인쇄면이 번집니다. 그러다 보면 글자를 알아보기 어려워집니다. 보존연한을 채우려고 몇 년을 두었는데 정작 못 읽게 되면 그동안 보관한 의미가 없어집니다.
곰팡이만 문제가 아닙니다. 서류에 물려 있는 클립과 스테이플러 심도 습한 곳에서는 녹이 습니다. 그러면 금속이 닿아 있던 자리에 갈색 자국이 번지는데, 한번 번진 자국은 지워지지 않습니다. 수십 상자에 든 클립을 일일이 빼낼 수는 없는 노릇이니, 결국 금속이 녹슬지 않는 습도로 관리되는 곳에 두는 것이 유일한 방법입니다.
| 습도 구간 | 종이 상태 | 필요한 조치 |
|---|---|---|
| 60% 미만 | 오래 두어도 무리가 없습니다 | 현 상태 유지 |
| 70~80% | 습기를 머금어 종이가 우글거립니다 | 관리 필요 |
| 80% 이상 | 곰팡이가 번지고 얼룩이 남습니다 | 보관 장소 변경 |
| 90% 이상 | 인쇄면이 번져 글자를 못 읽게 됩니다 | 즉시 이동 |
SECTION 03
보관 전에 해 두어야 할 것
사이즈부터 가늠해 보겠습니다. A4 서류상자 한 개가 대략 가로 40cm 세로 30cm 정도인데, 10년치를 모으면 업종에 따라 스무 상자를 넘기는 경우도 흔합니다. 상자 20~30개 정도라면 가장 작은 사이즈로도 충분하고, 사무기기나 집기까지 함께 둘 계획이라면 한 단계 위를 잡으시면 됩니다. 나중에 서류가 줄면 더 작은 사이즈로 옮길 수도 있으니 처음부터 크게 잡을 필요는 없습니다. 사무기기나 재고까지 함께 두실 계획이라면 짐보관 종류에 따른 사이즈 추천 글을 참고해 보세요.
▲ 연도와 항목을 적어 두면 나중에 찾는 시간이 줄어듭니다
옮길 서류를 정했다면 그대로 담지 말고 몇 가지를 먼저 해 두어야 합니다. 우선 연도별로 나눕니다. 보존연한이 서류마다 다르다 보니 연도를 섞어 담으면 나중에 버릴 때 상자를 전부 다시 열어야 합니다. 상자 겉면에 연도와 항목, 그리고 언제 버릴지까지 적어 두면 몇 해 뒤에도 바로 확인할 수 있습니다.
그다음은 포장 방식입니다. 비닐 파일이나 지퍼백에 넣어 밀봉하는 방법을 떠올리기 쉬운데, 이건 권하지 않습니다. 종이에서 빠져나온 습기가 비닐 안쪽에 맺혀서 오히려 눅눅해지기 때문입니다. 종이 상자에 그대로 담고 뚜껑만 덮어 두는 편이 낫습니다. 상자 안에 넣어 두는 제습제도 여름 한 철이면 포화되니 크게 기대할 것은 못 됩니다.
그리고 상자는 바닥에 직접 놓지 않는 편이 좋습니다. 바닥과 맞닿은 면부터 습기를 머금기 때문입니다. 또 종이는 무거워서 아래쪽 상자가 눌리기 쉬우니 세 단 정도까지만 쌓는 편이 낫습니다.
Q. 클립이나 스테이플러 심은 빼고 보관해야 하나요?
수십 상자에 든 금속 부속을 일일이 빼내는 것은 현실적으로 어렵습니다. 애초에 금속이 녹슬지 않는 습도로 관리되는 곳에 보관하는 편이 맞습니다. 습도가 60% 이하로 유지되면 클립이나 스테이플러 심에서 녹이 번질 일도 크게 줄어듭니다.
보관할 장소도 미리 정해 두어야 합니다. 서류에는 거래처 정보나 임직원 인적사항이 담기는 경우가 많습니다. 사무실 복도나 공용 창고처럼 여러 사람이 드나드는 곳이라면 아무래도 관리가 어렵습니다. 잠금장치가 있고 출입 기록이 남는 공간인지 확인해 보세요.
SECTION 04
편안창고의 프리미엄 보관환경
▲ 오래 보관할 서류일수록 보관 장소가 상태를 정합니다
서류를 사무실 밖에 두기로 했다면 다음은 어디를 고르느냐입니다. 한두 주 잠깐 두는 정도라면 어디든 크게 상관없을지 모릅니다. 그러나 보존연한이 5년, 10년으로 이어지는 서류라면 이야기가 달라집니다. 같은 기간을 두어도 업체 시설수준에 따라 꺼냈을 때 상태가 현저하게 갈립니다.
종이가 상하지 않는 습도 기준
편안창고는 한여름 특히 장마철에도 습도가 대체로 60% 이하로 유지되도록 각별히 관리하고 있습니다. 앞서 본 것처럼 곰팡이는 80%를 넘어서면 번지기 시작하는데, 그보다 20%포인트 아래를 기준으로 잡고 있습니다. 이 구간에서는 종이가 눅눅해지지 않고, 서류에 물려 있는 클립이나 스테이플러 심에서 녹이 번지는 일도 크게 줄어듭니다. 그래서 금속 부속을 따로 빼내는 수고를 하지 않아도 됩니다.
냄새와 유해물질이 배지 않는 실내공간
편안창고 이용시 실제 박물관 전용창고에 사용되는 특허자재인 뮤빅코트로 도포한 공간에 보관하게 됩니다. 항균과 항곰팡이 성능을 갖추었고 VOCs와 냄새까지 흡착·분해합니다. 공간 전체가 불연재라 화재에도 대응합니다. 특히 서류는 한번 타 버리면 되살릴 방법이 없어서 이 조건이 중요합니다. 정부인증 친환경 자재라서 장기간 보관할때 반드시 필요한 저자극 환경도 함께 갖추었습니다. 다른 업체는 모방할 수 없고 오직 편안창고만 구현 가능한 기술입니다.
▲ 잠금장치가 있는 개별 공간에 보관합니다
바닥에서 띄우는 플로팅시스템
보관함에는 하부판이 설치되어 물품이 바닥으로부터 일정간격 띄워집니다. 여름에는 침수로부터, 겨울에는 결로로부터 보관물품을 지켜 주는 구조입니다. 서류 상자를 맨바닥에 그대로 두면 바닥에서 올라오는 습기를 종이가 그대로 흡수하게 됩니다. 그렇게 되면 아래쪽 상자부터 눅눅해지겠죠. 편안창고는 사이즈를 가리지 않고 전 지점 보관함에 100% 플로팅시스템을 넣었습니다.
보안과 출입
편안창고는 종합책임보험(약10억원/업계최대)에 가입하여 운영하고 있으며, 이용자가 특별히 보험료를 부담할 필요가 없습니다. 별도의 유료 케어상품이 아닙니다. 보안과 방역은 세스코와 에스원이 상시 맡고 있습니다. 계약기간 동안에는 365일 24시간 언제든 입출고할 수 있어서, 세무조사나 감사가 예고 없이 들어와도 필요한 시점에 직접 다녀올 수 있습니다.
▲ 하부판이 물품을 바닥으로부터 일정간격 띄워 줍니다
편안창고를 만들고 직영 중인 ㈜시공테크는 1988년부터 국내외 1,000여 곳의 박물관과 전용 수장고를 제작해 온 대표기업입니다. 수장고는 종이 문서와 고문헌을 몇십 년 단위로 보존해야 하는 시설이다 보니 일반적인 창고와는 확연히 다른 특별한 기준이 적용됩니다. 그 기준을 개인 미니창고에 고스란히 옮겨 놓았습니다. 셀프스토리지 업계에서 1위로 평가받는 근거가 여기에 있습니다. 참고로 박물관 수장고를 구축할 때도 보관랙을 플로팅시스템으로 만드는 것이 의무사항입니다.
Q. 보관해 둔 서류를 갑자기 찾아야 하면 어떻게 하나요?
세무조사나 감사는 예고 없이 들어오는 경우가 있습니다. 편안창고는 365일 24시간 셀프로 이용할 수 있어서 필요한 시점에 직접 다녀올 수 있습니다. 상자 겉면에 연도와 항목을 적어 두면 찾는 시간도 줄어듭니다.
서류 보관 전에 확인할 것
☐ 상법과 세법 기준으로 보존연한을 다시 확인하셨나요
☐ 서류를 연도별로 분류하셨나요
☐ 상자 겉면에 연도와 폐기 시점을 적으셨나요
☐ 비닐 밀봉 대신 종이 상자에 담으셨나요
☐ 그 창고가 습도 60% 이하를 기준으로 관리되는지 확인하셨나요
☐ 보관함이 바닥에서 띄워진 구조인지 보셨나요
☐ 잠금장치와 보안 관리가 되는 공간인지 확인하셨나요
** 보관금지물품을 반드시 참고해주세요.
서류 보관은 자리를 마련하는 문제이면서 동시에 몇 해 뒤에도 읽을 수 있게 지켜 두는 문제입니다. 보존연한을 채우려고 둔 서류가 상해서 못 읽게 되면 그동안 보관한 시간이 헛수고가 됩니다. 사무실에 쌓아 둔 상자가 몇 개인지, 그 자리가 매달 얼마인지부터 한번 헤아려 보세요.
※ 본문의 보존연한은 상법 제33조와 국세기본법 제85조의3을 기준으로 정리한 일반적인 내용이며, 업종과 서류 종류에 따라 다른 규정이 적용될 수 있습니다. 실제 보존 기간은 담당 세무사나 법률 전문가에게 확인하시기를 권장 드립니다. 반입이 제한되는 품목은 지점마다 다를 수 있으므로 계약 전에 해당 업체에 문의해 보시기 바랍니다.
기업서류보관, 사무공간과 나눠 보기 !
편안창고는 도심형 개인창고 · 필요한 사이즈만 골라서
습도 60% 이하 관리 기준 · 전 지점 전 사이즈 플로팅시스템
365일 24시간 셀프 입출고 · 종합책임보험 별도비용 없음
함께 읽으면 좋은 글
· 셀프스토리지 브랜드 고르는 6가지 기준
· 장마에도 곰팡이·침수 걱정 없는 보관이사 창고임대
· 개인창고 짐보관, 계약 전에 확인해야 할 것들